Theo phong thủy và cả theo thiết kế văn phòng, phòng ban được xếp từ "động" ở ngoài tới "tĩnh" ở trong: lễ tân, kinh doanh, chăm sóc khách hàng gần cửa vào; nhân sự, hành chính ở giữa; kế toán, kỹ thuật, pháp chế và lãnh đạo ở phần sâu. Nhóm nào hay làm việc với nhau thì đặt cạnh nhau, chỗ ồn như máy in, pantry được tách bằng một lớp đệm.
Bài này không bàn chỗ ngồi của từng người hay đồ đặt trên bàn, vì đó là chuyện của một danh mục khác; ở đây là bức tranh lớn: chia sàn văn phòng thành các khối chức năng sao cho dòng người, dòng giấy tờ và tiếng ồn đi đúng chỗ. Phần quan niệm phong thủy được ghi rõ là quan niệm, mức tin tuỳ mỗi người; phần còn lại là những lý do vận hành mà quản lý văn phòng nào cũng gặp.
Vì sao "ngoài động, trong tĩnh" là nguyên tắc chung
Âm dương là cặp khái niệm nền của phong thủy: dương là sáng, động, hướng ra ngoài; âm là tối hơn, tĩnh, hướng vào trong. Một ngôi nhà truyền thống Việt đặt sân, hiên, gian tiếp khách ở phía trước, buồng ngủ, kho thóc ở phía sau hoặc hai bên. Văn phòng hiện đại dùng đúng logic đó: phía gần cửa là phần dương, đón người, đón việc; phía sâu là phần âm, xử lý, cất giữ.
Logic này trùng với cách các nhà thiết kế văn phòng phân vùng theo mức độ tương tác với bên ngoài. Nhóm hay tiếp khách, hay ra ngoài cần đường đi ngắn tới cửa; nhóm cần tập trung lâu và cầm dữ liệu nhạy cảm cần ít bị đi qua. Nếu đảo ngược, ví dụ kế toán ngồi sát cửa còn kinh doanh ngồi sâu, cả hai nhóm đều chịu thiệt: kế toán bị cắt ngang liên tục, kinh doanh đi lại xa và kéo khách đi xuyên văn phòng.
Điều cần lưu ý là động – tĩnh không cố định theo tên phòng ban mà theo cách làm việc thật. Một phòng kỹ thuật thường xuyên đón đối tác tới thử sản phẩm là nhóm động; một phòng kinh doanh chủ yếu làm việc qua điện thoại có thể ngồi sâu hơn. Trước khi xếp, nên hỏi từng trưởng phòng: một tuần nhóm bạn đón bao nhiêu lượt người ngoài, gọi bao nhiêu cuộc, cần họp nội bộ bao nhiêu lần.
Bảng gợi ý vị trí theo phòng ban
Bảng dưới là điểm khởi đầu cho một văn phòng có các phòng ban thường gặp. Cột quan niệm ghi lại cách giải thích hay được dùng; cột thực tế là lý do vận hành. Mỗi doanh nghiệp nên điều chỉnh theo cách làm việc của mình.
| Phòng ban | Vị trí gợi ý | Quan niệm thường nói | Lý do thực tế |
|---|---|---|---|
| Lễ tân, chăm sóc khách hàng | Sát sảnh | Phần dương, đón khí | Khách tìm thấy ngay |
| Kinh doanh, bán hàng | Gần cửa, gần phòng họp khách | Nhóm động, cần khí lưu thông | Ra vào nhiều, dẫn khách ngắn |
| Marketing, truyền thông | Giữa, gần kinh doanh | Bán động bán tĩnh | Phối hợp hằng ngày với kinh doanh |
| Nhân sự, hành chính | Giữa, gần một phòng họp nhỏ | Trung chuyển | Ứng viên đến phỏng vấn, cần chỗ kín |
| Kế toán, tài chính | Phần sâu, ít lối qua | Phần âm, giữ của | Bảo mật, két, hồ sơ |
| Kỹ thuật, lập trình, thiết kế | Phần sâu, nhiều ánh sáng | Tĩnh để tập trung | Làm việc sâu, ghét bị cắt ngang |
| Pháp chế, kiểm soát | Phần sâu, gần lãnh đạo | Tĩnh, kín | Hồ sơ nhạy cảm, hay trao đổi với lãnh đạo |
Có tài liệu gán phòng ban với ngũ hành theo tính chất công việc, ví dụ kinh doanh với Hỏa vì sôi nổi, tài chính với Kim vì liên quan tiền bạc, rồi đặt theo phương vị của hành đó. Các tài liệu không thống nhất cách gán, nên nếu dùng thì coi là lớp tham khảo sau cùng, sau luồng đi và nhu cầu công việc.
Luồng đi: vẽ trước khi kê bàn
Phong thủy coi lối đi trong nhà như dòng chảy của khí: đi uốn mềm thì tụ, đi thẳng xiết thì tán, bị chặn thì trệ. Với văn phòng, cách kiểm tra cụ thể nhất là vẽ ba luồng chính lên sơ đồ mặt bằng: luồng khách (từ cửa tới sảnh, phòng họp, nhà vệ sinh khách), luồng nhân viên hằng ngày (từ cửa tới chỗ ngồi, pantry, máy in, nhà vệ sinh) và luồng giấy tờ, hàng hoá (giao nhận, kho, phòng kế toán).
Ba luồng này không nên chồng nhau ở những chỗ có người ngồi làm việc cố định. Chỗ luồng khách cắt luồng giấy tờ kế toán là chỗ dễ lộ thông tin; chỗ luồng nhân viên đi lấy nước chạy sát sau lưng một dãy bàn là chỗ người ngồi bị phân tâm cả ngày. Nếu buộc phải giao nhau, đặt giao điểm ở khu công cộng như sảnh hay hành lang chính, không ở giữa khối phòng ban.
Một chi tiết hay bị bỏ qua là lối đi chính quá thẳng và quá dài, chạy từ cửa vào tới tận cửa sổ cuối phòng. Phong thủy gọi là khí xuyên, thực tế là tiếng ồn và tầm nhìn đi suốt văn phòng. Chỉ cần lệch lối đi một lần ở khoảng giữa, bằng một cụm tủ hay một khu họp đứng, là luồng người chậm lại và các khối phòng ban có ranh giới rõ hơn.
Lớp đệm giữa các khối
Tủ hồ sơ, kệ thấp. Đặt giữa hai phòng ban vừa chia ranh giới vừa có chỗ cất đồ. Độ cao ngang tầm mắt ngồi giữ được ánh sáng và sự liên thông, nhưng cắt được tầm nhìn trực diện. Đây là kiểu "tường mềm" mà phong thủy ưa vì không chặn khí.
Cây xanh. Một dải chậu cây giữa khu kinh doanh ồn và khu kỹ thuật yên làm mềm ranh giới, che bớt tầm nhìn. Cây cần chăm; dải cây héo phản tác dụng cả về quan niệm lẫn thẩm mỹ.
Vách kính mờ. Dùng khi cần cách âm hơn, như giữa khu kế toán và lối đi chung. Kính mờ ở dải ngang tầm mắt, phần trên trong để lấy sáng.
Khu chức năng chung. Phòng họp nhỏ, góc in ấn, góc gọi điện riêng có thể đặt giữa hai phòng ban làm lớp đệm. Đây là cách tận dụng diện tích tốt nhất: khu chung vừa phục vụ cả hai bên vừa tách họ khỏi nhau.
Khoảng trống. Đôi khi lớp đệm tốt nhất là một khoảng sàn trống rộng hơn lối đi. Phong thủy coi đó là minh đường nhỏ giữa hai khối; thực tế nó giảm tiếng ồn truyền thẳng và cho chỗ đứng trao đổi nhanh.
Quy trình xếp phòng ban cho văn phòng mới
Khi chuyển văn phòng hay sắp xếp lại, các bước dưới giúp quyết định dựa trên thông tin chứ không theo cảm giác của người vẽ sơ đồ:
- Thu thập số người từng phòng ban hiện tại và dự kiến tăng trong vài năm tới.
- Hỏi từng trưởng phòng về số khách, số cuộc gọi, số lần họp, mức nhạy cảm của tài liệu.
- Đánh dấu trên sơ đồ các vùng cố định: cửa vào, lõi thang, nhà vệ sinh, cột, mặt kính, hướng nắng chiều.
- Xếp sảnh và phòng họp khách gần cửa trước, khu lãnh đạo và kế toán ở phần sâu sau, các nhóm còn lại vào giữa.
- Vẽ ba luồng khách, nhân viên, giấy tờ; điều chỉnh tới khi luồng không cắt qua khối cần yên.
- Đặt lớp đệm ở mọi ranh giới giữa nhóm động và nhóm tĩnh.
- Cho các trưởng phòng xem và góp ý trước khi chốt; ghi lại lý do của từng quyết định.
Bước cuối giúp tránh một vấn đề quen thuộc: nhân viên nghe tin "xếp chỗ theo phong thủy" rồi đoán già đoán non rằng nhóm này được ưu ái, nhóm kia bị đẩy ra góc. Khi lý do được nói rõ bằng nhu cầu công việc, sự đồng thuận cao hơn nhiều.
Văn phòng nhiều tầng: phòng ban nào ở tầng nào
Khi công ty thuê hai, ba tầng hoặc có trụ sở riêng nhiều tầng, nguyên tắc ngoài động – trong tĩnh chuyển thành dưới động – trên tĩnh. Tầng thấp gần lối vào toà nhà là phần dương: sảnh, phòng họp khách, phòng giao dịch, kinh doanh. Tầng cao hơn là phần âm: kỹ thuật, kế toán, lãnh đạo. Phong thủy diễn đạt bằng hình ảnh ngôi nhà có sân trước và buồng sau; trên thực tế, khách không phải lên tầng cao và thang máy không quá tải vì người ngoài.
Ngoại lệ hay gặp là khu lãnh đạo đặt ở tầng thấp nhất vì giám đốc muốn gần khách và gần cửa. Cách này không sai, nhưng nên giữ phòng lãnh đạo ở phần sâu của tầng đó, có lớp đệm thư ký, để không biến thành văn phòng ai cũng ghé qua. Một ngoại lệ khác là nhóm kỹ thuật cần nhận, gửi thiết bị nặng; đặt họ ở tầng thấp gần lối hàng hoá hợp lý hơn đưa lên cao.
Giữa các tầng, cầu thang nội bộ là đường khí theo cách nói phong thủy và là đường người theo thực tế. Nếu có thể, đặt phòng ban phối hợp nhiều nhất ở hai đầu của cầu thang nội bộ, ví dụ kinh doanh ở tầng dưới, marketing ở tầng trên ngay cạnh chân thang. Đừng để hai nhóm phối hợp hằng ngày phải đi qua thang máy chung của toà nhà, chờ đợi mỗi lần trao đổi.
Những tình huống khó và cách gỡ
Văn phòng chỉ có một mặt kính, phần sâu tối. Lúc này nguyên tắc "tĩnh ở sâu" va với nhu cầu ánh sáng của nhóm thiết kế, lập trình. Cách gỡ thường dùng là đưa nhóm cần ánh sáng tự nhiên ra dọc mặt kính nhưng ở đoạn xa cửa nhất, còn phần sâu không cửa sổ dành cho phòng họp, kho, phòng máy, những chỗ không ai ngồi cả ngày.
Hai phòng ban cùng đòi chỗ yên nhất. Ví dụ giả định: kế toán và pháp chế cùng muốn góc sâu. Có thể chia góc sâu cho nhóm có tài liệu nhạy cảm hơn, nhóm còn lại được bù bằng vách kính mờ và một phòng họp nhỏ riêng. Đừng giải quyết bằng chuyện hợp tuổi trưởng phòng; lý do đó khó thuyết phục cả hai bên.
Văn phòng phát triển nhanh, phòng ban phình ra. Khi xếp, để lại một vùng linh hoạt ở giữa, có thể là khu họp mở, để sau này nhóm nào tăng người thì lấn vào vùng đó mà không phải xáo trộn toàn bộ. Phong thủy hay nói nhà cần có chỗ "dư" để khí lưu chuyển; ở đây chỗ dư là để công ty lớn lên.
Câu hỏi thường gặp
Phòng kế toán có nên đặt gần phòng giám đốc không?
Nhiều văn phòng đặt kế toán gần khu lãnh đạo vì hai bên trao đổi giấy tờ, chứng từ thường xuyên và đều cần kín. Theo quan niệm, cả hai thuộc phần tĩnh ở sâu. Điều cần tránh là để luồng khách đi ngang qua bàn kế toán khi tới phòng giám đốc.
Phòng kinh doanh ồn có nên ngăn kín không?
Không nhất thiết ngăn kín, vì nhóm kinh doanh thường cần trao đổi nhanh với nhau. Nên tách họ khỏi nhóm tĩnh bằng lớp đệm như tủ, cây, khu họp, và có vài buồng gọi điện riêng để khi cần gọi khách quan trọng không làm ồn cả khu.
Có nên xếp phòng ban theo ngũ hành của phương vị không?
Có tài liệu gợi ý như vậy, nhưng cách gán phòng ban với ngũ hành không thống nhất. Nếu muốn áp dụng, hãy dùng như lớp tham khảo sau khi đã xếp xong theo luồng đi và nhu cầu công việc, và chỉ khi không làm hỏng các lớp đó.
Nhân viên mới nên ngồi ở đâu?
Thường nên ngồi trong khối phòng ban của mình, gần người hướng dẫn, ở chỗ không quá sát lối đi chính. Đặt nhân viên mới ở chỗ trống còn lại sát cửa hay sát nhà vệ sinh chỉ vì tiện thường làm họ thấy bị bỏ rơi trong những tuần đầu.
Văn phòng làm việc linh hoạt, không chỗ cố định thì xếp phòng ban thế nào?
Vẫn nên chia vùng theo mức ồn: vùng làm việc yên, vùng trao đổi, vùng họp. Mỗi nhóm có một vùng "nhà" để để đồ, còn chỗ ngồi trong vùng thì linh hoạt. Quan niệm động – tĩnh áp vào vùng chứ không áp vào từng bàn.
Xếp lại phòng ban có cần xem ngày không?
Một số doanh nghiệp xem ngày khi chuyển chỗ lớn theo tập quán, mức tin tuỳ mỗi người. Về thực tế, nên chọn cuối tuần hoặc ngày ít việc, báo trước cho nhân viên, chuẩn bị mạng và điện xong trước khi chuyển để sáng hôm sau mọi người làm việc được ngay.