Trong phong thủy văn phòng, sảnh lễ tân đóng vai minh đường trong nhà: khoảng thoáng ngay sau cửa, nơi khách dừng lại trước khi được dẫn vào. Sảnh được đánh giá tốt khi đủ rộng để vài người đứng không chen, đủ sáng, quầy lễ tân tựa vào một mặt tường đặc và nhìn được cửa, và từ cửa không nhìn xuyên thẳng vào khu làm việc.
Đây cũng là chỗ khách hình thành ấn tượng đầu tiên về doanh nghiệp, nên nhiều yêu cầu của phong thủy trùng với yêu cầu của người làm thiết kế nội thất văn phòng. Bài dưới đi từng thành phần: khoảng trống, quầy, vách sau quầy, ghế chờ, ánh sáng, cây và lối dẫn khách. Mỗi nhận định tốt – xấu theo trường phái là quan niệm, mức tin tuỳ mỗi người; phần lý do thực tế thì bạn tự kiểm được.
Sảnh là minh đường: rộng bao nhiêu thì đủ
Minh đường ngoài trời là khoảng sân trước nhà; khi văn phòng nằm trong toà nhà, phần này dịch vào trong cửa. Sách phong thủy không cho con số diện tích cụ thể cho sảnh văn phòng, vì quy mô mỗi nơi khác nhau. Cách nghĩ thực tế hơn là đếm người: vào lúc đông nhất, có bao nhiêu khách đứng hoặc ngồi chờ, có bao nhiêu nhân viên đi qua. Sảnh đủ khi những người đó không phải đứng chắn lối, không phải nghiêng người cho người khác qua.
Với văn phòng nhỏ vài chục mét vuông, minh đường có thể chỉ là một khoảng trống chừng một sải tay sau cửa, đủ để khách bước vào, nhìn thấy người đón mà chưa đụng vào bàn ai. Lỗi thường gặp nhất ở văn phòng nhỏ là kê bàn nhân viên sát cửa để tận dụng chỗ; theo quan niệm, minh đường bị lấp, khí vào là vướng ngay; theo thực tế, người ngồi đó bị gián đoạn cả ngày.
Sảnh cũng không nên rộng quá mức so với văn phòng phía sau. Phong thủy hay nói sảnh lớn mà phía trong nhỏ là "đầu to thân bé", mất cân đối. Thực tế là chi phí thuê cho phần ít dùng và cảm giác trống trải khi không có khách. Một tỷ lệ hợp lý giúp sảnh trông có người, không quá lạnh.
Đặt quầy lễ tân ở đâu so với cửa
Vị trí quầy là câu hỏi được hỏi nhiều nhất. Có bốn cách đặt phổ biến; bảng dưới so quan niệm và công năng của từng cách để bạn chọn theo mặt bằng của mình.
| Vị trí quầy | Quan niệm phong thủy | Công năng thực tế |
|---|---|---|
| Đối diện cửa, cách một khoảng | Quầy nhận khí từ cửa, vách sau quầy làm tựa; được ưa nếu có khoảng cách | Khách thấy ngay người đón; cần khoảng trống đủ để không bị đâm thẳng |
| Đối diện cửa, sát cửa | Bị coi là chịu xung trực tiếp | Lễ tân bị gió, ồn từ hành lang; khách bước vào là chạm quầy |
| Lệch sang một bên cửa | Tránh được xung, vẫn nhìn thấy cửa; nhiều người chọn | Khách cần một tín hiệu dẫn hướng như vách, đèn, thảm |
| Quay lưng ra cửa | Mất thế nhìn cửa, thường bị tránh | Lễ tân không thấy ai vào, khách phải vòng ra trước |
Phía nào là bên trái, bên phải cũng hay được hỏi. Theo cách nói Thanh Long – Bạch Hổ, tính từ trong nhìn ra, phía trái (Thanh Long) nên cao, dài hoặc động hơn phía phải. Nhiều người dựa vào đó để đặt quầy lệch về bên trái tính từ trong nhìn ra. Đây là một quan niệm trong nhiều quan niệm; nếu mặt bằng chỉ cho đặt bên phải, ưu tiên vẫn là tựa tường và nhìn được cửa.
Vách sau quầy: chỗ tựa và mặt nhận diện
Phía sau quầy lễ tân nên là một mặt tường đặc, chứ không phải cửa sổ, lối đi hay vách kính trong suốt nhìn vào khu làm việc. Phong thủy coi đây là chỗ dựa của quầy, ứng với hình ảnh núi sau lưng. Trên thực tế, vách đặc giữ cho lễ tân không bị ai đi sau lưng, che được dây điện, máy in nhỏ, và thường là chỗ doanh nghiệp đặt tên, biểu trưng hay một mảng vật liệu đặc trưng.
Vách sau quầy cũng hay đảm nhận một việc khác: chắn tầm nhìn từ cửa vào khu làm việc. Một vách lửng cao khoảng ngang tầm mắt đứng, hai đầu để hở làm lối đi, vừa là chỗ tựa của quầy vừa là bình phong mềm. Từ cửa, khách chỉ thấy quầy và vách; muốn vào trong, khách được dẫn vòng qua một bên. Cách này trùng với nguyên tắc lối đi uốn mà phong thủy hay nhắc.
Vật liệu vách được một số người chọn theo ngũ hành của hướng: vách gỗ cho phương Đông, đá hay đá giả cho phương Tây Nam, Đông Bắc. Cách chọn này tham khảo được, nhưng nên đặt sau yêu cầu về cách âm, dễ lau chùi và đồng bộ với nhận diện thương hiệu. Một vách ồn, bám bụi thì dù hợp hành nào cũng không giữ được cảm giác tốt cho khách.
Ghế chờ, ánh sáng và cây trong sảnh
Ghế chờ tựa tường, nhìn được quầy. Khách ngồi chờ quay lưng ra lối đi hoặc ngồi giữa sảnh trống thường thấy bồn chồn. Đặt ghế tựa một mặt tường, nhìn thấy quầy và cửa, có bàn nhỏ để đặt cốc nước. Phong thủy gọi đó là ghế có tựa; người thiết kế gọi đó là chỗ chờ an tâm.
Ánh sáng ấm, không chói. Sảnh tối bị coi là âm khí nặng, sảnh chói đèn thì khó chịu. Kết hợp đèn trần dịu với một nguồn sáng nhấn vào vách sau quầy. Nếu sảnh có cửa kính lớn hướng tây, rèm hoặc phim cách nhiệt giúp lễ tân không bị chói buổi chiều.
Cây vừa cỡ, khoẻ. Một hai chậu cây lá xanh, đặt ở góc hoặc hai bên lối dẫn, làm mềm góc cạnh. Cây héo, lá vàng thì nên thay ngay; phong thủy coi cây chết là khí suy, khách coi đó là thiếu chăm chút. Tránh cây lá gai nhọn ngay chỗ khách ngồi.
Nước trong sảnh dùng tiết chế. Bể cá, thác nước nhỏ hay được đặt ở sảnh theo quan niệm thủy là tài. Nếu đặt, cần chỗ chắc chắn, dễ vệ sinh, có người chăm. Một bể cá đục nước hay tiếng máy bơm rì rì trong sảnh nhỏ gây phản tác dụng.
Mùi và âm thanh. Sảnh gần nhà vệ sinh hay pantry thì cần quạt hút tốt và cửa đóng. Âm nhạc nhỏ giúp che tiếng nói chuyện từ bên trong, giữ riêng tư cho cả khách và nhân viên.
Dẫn khách từ sảnh vào phòng họp
Sảnh không đứng một mình; nó là điểm đầu của đường đi của khách. Thiết kế đường này theo các bước sau giúp vừa đúng quan niệm "khí đi uốn" vừa giữ riêng tư cho khu làm việc:
- Xác định phòng họp tiếp khách nào gần sảnh nhất; nếu chưa có, cân nhắc đặt một phòng họp nhỏ ngay cạnh sảnh.
- Vẽ đường từ quầy tới phòng đó, tránh đi xuyên qua khu kế toán, khu kỹ thuật hay phòng lãnh đạo.
- Đặt nhà vệ sinh cho khách hoặc chỉ dẫn tới nhà vệ sinh chung ngay trên đường này, để khách không phải hỏi đường vào trong.
- Nếu buộc phải đi qua khu làm việc, dùng vách kính mờ hay kệ cao làm hành lang mềm, giữ màn hình nhân viên khỏi tầm nhìn của khách.
- Thử đi đường đó với một người lạ: họ có tự tìm được phòng họp không, có phải dừng lại hỏi không.
Đường dẫn ngắn, rõ, có một khúc rẽ nhẹ thường cho cảm giác tốt nhất. Đường quá dài, nhiều ngã rẽ khiến khách thấy lạc; đường thẳng một mạch từ cửa tới phòng giám đốc thì bị phong thủy cho là khí xuyên, thực tế là không ai có riêng tư.
Sảnh theo từng kiểu doanh nghiệp
Văn phòng tư vấn, luật, kế toán. Khách đến thường mang chuyện riêng tư, tâm lý căng. Sảnh nên kín, yên, có ghế chờ tách khỏi tầm nghe của quầy, và một phòng họp nhỏ ngay cạnh để khách không phải đi qua chỗ nhân viên đang xử lý hồ sơ của người khác. Phong thủy gọi đó là sảnh tĩnh, khí tụ; người làm nghề gọi đó là giữ bí mật cho khách.
Công ty công nghệ, sáng tạo. Ít khách lạ, nhiều ứng viên phỏng vấn và đối tác. Sảnh có thể mở hơn, kết hợp khu cà phê hay khu trưng bày sản phẩm. Điều cần giữ là khu lập trình, thiết kế không nằm ngay trong tầm nhìn từ cửa, vì người làm việc sâu bị gián đoạn nhiều nhất khi có người lạ đi qua.
Văn phòng giao dịch đông khách. Sàn giao dịch, văn phòng đại lý, phòng tiếp nhận hồ sơ có lượng khách lớn và thời gian chờ dài. Sảnh lúc này là minh đường thật sự lớn: cần nhiều ghế, lối xếp hàng rõ, quầy dài chia nhiều ô. Phong thủy ưa sảnh rộng, sáng cho loại hình này; thực tế là để khách không chen lấn và nhân viên không bị áp lực.
Văn phòng đại diện chỉ vài người. Sảnh có khi chỉ là một góc. Một bộ ghế, một bàn nhỏ, một vách có tên công ty là đủ. Ưu tiên giữ góc này gọn, không biến nó thành chỗ để thùng hàng mẫu hay xe đẩy.
An ninh, an toàn và những thứ không được che
Sảnh là chỗ kiểm soát người ra vào, nên các yêu cầu an ninh đi trước mọi bài trí. Quầy lễ tân nhìn được cửa là đúng cả quan niệm lẫn an ninh: lễ tân thấy ai vào, có thể chào và hỏi trước khi họ đi sâu. Cửa từ, thẻ ra vào hay chuông gọi nên đặt sao cho khách không phải đứng chắn lối thoát.
Về an toàn cháy, sảnh thường nằm trên đường thoát nạn. Bình phong, vách trang trí, bể cá, chậu cây lớn không được làm hẹp lối đi hay che biển chỉ dẫn, bình chữa cháy và nút báo cháy. Quy chuẩn an toàn cháy hiện hành có yêu cầu về chiều rộng lối thoát và cửa thoát nạn; khi làm vách mới, nên để đơn vị thiết kế kiểm tra theo quy chuẩn và quy định của toà nhà.
Nếu văn phòng đặt bàn thờ thần tài – thổ địa ở sảnh theo tập quán, nên dùng đèn điện thay đèn dầu, đặt xa rèm và cửa ra vào có gió, và hỏi ban quản lý toà nhà về quy định nhang khói. Những điều này không làm giảm ý nghĩa của tập quán, mà giúp nó tồn tại lâu dài trong một văn phòng hiện đại.
Câu hỏi thường gặp
Quầy lễ tân nên quay mặt hướng nào?
Quan niệm phổ biến là quầy nhìn được cửa và có tường đặc phía sau, điều này quan trọng hơn hướng la bàn. Có người xét thêm hướng theo tuổi người đứng đầu theo Bát trạch; nếu mặt bằng cho phép thì cân nhắc, không thì ưu tiên thế ngồi và tầm nhìn.
Văn phòng nhỏ không có chỗ làm quầy lễ tân thì sao?
Có thể dùng một bàn đầu tiên gần cửa làm điểm đón, nhưng nên để một khoảng trống trước bàn và một kệ thấp hoặc vách lửng phía sau. Người ngồi bàn đó nên là người có nhiệm vụ đón khách, không phải người cần tập trung lâu.
Có nên đặt gương ở sảnh lễ tân không?
Gương làm sảnh trông rộng và sáng hơn, nhưng phong thủy kiêng gương đối thẳng cửa vì cho là đẩy khí ra. Thực tế, gương đối cửa khiến người bước vào giật mình thấy bóng mình. Nếu dùng, đặt gương ở mặt bên, không đối thẳng cửa.
Sảnh có cột lớn ở giữa thì xử lý thế nào?
Cột giữa sảnh bị coi là chắn khí; trên thực tế nó chia lối đi. Bạn có thể bọc cột, dùng cột làm điểm đặt kệ trưng bày hoặc cây, hoặc dời quầy sao cho cột nằm bên cạnh chứ không chắn giữa cửa và quầy.
Màu sơn sảnh nên chọn theo mệnh giám đốc hay theo thương hiệu?
Nhiều doanh nghiệp chọn theo màu thương hiệu vì đó là thứ khách nhận ra. Nếu muốn xét ngũ hành, có thể đưa màu hợp vào một mảng nhỏ như vách nhấn hay vật liệu sàn. Phối màu theo phương vị cũng là một cách, nhưng các tài liệu không thống nhất.
Có cần đặt vật phẩm phong thủy ở quầy lễ tân không?
Không bắt buộc. Nếu đặt, chọn một món vừa cỡ, chắc chắn, không chắn tầm nhìn giữa lễ tân và khách. Có thể xem vật phẩm có ghi rõ chất liệu tại Vật Phẩm Phong Thủy; nên nhớ vật phẩm chỉ mang ý nghĩa biểu tượng, không thay việc đón khách chu đáo.