Một công ty mới thường có ít nhất ba "ngày khởi đầu": ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, ngày làm lễ khai trương hay ra mắt, và ngày bắt đầu làm việc thật. Người theo tục chọn ngày thường chỉ chủ động được ngày khai trương và ngày làm việc; ngày cấp đăng ký phụ thuộc vào cơ quan đăng ký kinh doanh. Vì vậy câu hỏi "chọn ngày thành lập công ty" thực ra cần tách thành mấy việc riêng.
Bài này giải thích từng mốc, mốc nào có thể chọn theo lịch, mốc nào nên để theo tiến độ, và cách sắp xếp sao cho vừa thuận tục vừa không làm chậm việc pháp lý. Phần pháp lý chỉ nêu nguyên lý; bạn nên kiểm quy định hiện hành hoặc hỏi người làm thủ tục. Phần chọn ngày là quan niệm, mức tin tuỳ mỗi người.
Ba mốc ngày của một công ty mới
Bảng dưới phân biệt ba mốc hay bị gộp làm một khi nói "ngày thành lập".
| Mốc | Do ai quyết định | Ý nghĩa | Có chọn theo lịch được không |
|---|---|---|---|
| Ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp | Cơ quan đăng ký kinh doanh xử lý hồ sơ | Ngày công ty có tư cách pháp lý, thường được ghi là ngày thành lập | Chỉ chọn được ngày nộp hồ sơ; ngày cấp phụ thuộc thời gian xử lý |
| Ngày khai trương, ra mắt | Chủ doanh nghiệp | Ngày công bố với khách hàng, đối tác; thường có lễ | Có, đây là mốc chủ động nhất |
| Ngày bắt đầu làm việc | Chủ doanh nghiệp | Ngày nhân viên đến làm, hệ thống chạy thật | Có, nhưng nên theo tiến độ chuẩn bị |
| Ngày ký hợp đồng thuê văn phòng (thêm) | Hai bên thuê | Ngày bắt đầu nghĩa vụ thuê | Có, một số người chọn ngày hợp lập khoán |
Hiểu bảng này giúp tránh một tình huống hay gặp: chờ ngày đẹp để nộp hồ sơ, rồi hồ sơ phải sửa, ngày cấp lại rơi vào ngày khác, và mọi tính toán ban đầu không còn ý nghĩa.
Với người theo tục, có thể hình dung ba mốc như ba tầng: tầng pháp lý theo tiến độ hồ sơ, tầng vận hành theo mức sẵn sàng của đội ngũ, và tầng nghi thức là chỗ dành cho việc chọn ngày. Mỗi tầng có người phụ trách và thước đo riêng; trộn lẫn chúng là nguồn gốc của phần lớn sự chậm trễ trong tháng đầu của một công ty mới.
Ngày cấp đăng ký: mốc pháp lý, không nên ép theo lịch
Theo nguyên tắc chung của pháp luật về doanh nghiệp, công ty được coi là thành lập khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, và có quyền kinh doanh từ thời điểm đó; ngành nghề có điều kiện thì phải đáp ứng thêm điều kiện riêng. Ngày cấp do cơ quan đăng ký kinh doanh xác định sau khi hồ sơ hợp lệ, nên chủ doanh nghiệp không ấn định chính xác được.
Một số người cố chọn ngày nộp hồ sơ theo lịch, với hy vọng ngày cấp rơi vào ngày đẹp. Cách này dễ vỡ: hồ sơ có thể bị yêu cầu bổ sung, cơ quan xử lý nhanh hoặc chậm hơn dự tính, gặp ngày nghỉ. Kết quả là ngày cấp thực tế khác hẳn ngày đã tính. Nếu muốn làm, nên coi đây là lớp phụ và không trì hoãn việc nộp hồ sơ chỉ để chờ ngày.
Điều đáng lưu ý hơn là các mốc pháp lý đi theo ngày cấp: thời hạn đăng ký thuế, mở tài khoản, đăng ký hoá đơn, kê khai lao động. Chờ đợi một ngày đẹp có thể khiến các thủ tục sau bị dồn, dễ trễ hạn. Đây là phần nên ưu tiên tiến độ hơn tập quán.
Nếu gia đình vẫn muốn có một nghi thức gắn với ngày nhận giấy chứng nhận, cách nhẹ nhàng là thắp hương báo cáo tổ tiên hoặc thắp hương tại văn phòng vào ngày đẹp gần nhất sau khi nhận giấy. Nghi thức đặt sau sự việc, không đặt trước để chờ, vì vậy không làm chậm bất cứ thủ tục nào.
Ngày khai trương, ra mắt: mốc nên dành cho chọn ngày
Đây là mốc chủ động nhất. Sau khi đã có đăng ký, văn phòng đã xong, bạn tự quyết ngày làm lễ khai trương. Nếu gia đình hoặc đội ngũ sáng lập coi trọng tục chọn ngày, đây là chỗ đặt sự chú ý.
Có thể cách ngày cấp đăng ký nhiều tuần. Không có quy định nào buộc lễ khai trương phải trùng ngày thành lập. Nhiều công ty hoạt động vài tuần, chạy thử quy trình, rồi mới làm lễ ra mắt khi đã sẵn sàng đón khách.
Chọn ngày theo lịch kết hợp lịch của khách mời. Với công ty, khách mời là đối tác, khách hàng lớn, có lịch làm việc riêng. Ngày đẹp nhưng trùng ngày họp lớn của ngành, ngày lễ dài thì khách khó đến. Nên lọc ngày đẹp trong khung hai ba tuần, rồi hỏi trước những khách quan trọng nhất.
Lễ khai trương công ty thường trong nhà. Khác cửa hàng mặt phố, văn phòng thường ở tầng cao, lễ diễn ra trong sảnh hoặc phòng họp. Nên báo trước ban quản lý toà nhà về số khách, việc thắp hương, kệ hoa ở sảnh, vì nhiều toà nhà có quy định riêng về lửa và khu vực chung.
Tiêu chí lịch giống khai trương cửa hàng. Tránh Tam nương, Nguyệt kỵ, ưu tiên ngày hoàng đạo có ghi khai thị hoặc giao dịch, chọn giờ hoàng đạo buổi sáng để còn thời gian tiếp đối tác.
Xếp lịch ba mốc cho một công ty nhỏ
Ví dụ giả định: một công ty dịch vụ thiết kế ở Hải Phòng, năm thành viên sáng lập, muốn ra mắt trong khoảng hai tháng. Cách xếp:
- Tuần 1: chuẩn bị hồ sơ đăng ký, chọn tên, xác định ngành nghề. Nộp ngay khi hồ sơ đủ, không đợi ngày.
- Tuần 2 đến 3: nhận Giấy chứng nhận, làm các thủ tục thuế, tài khoản, hoá đơn theo thời hạn quy định.
- Tuần 3: ký hợp đồng thuê văn phòng; nếu muốn, chọn ngày có lập khoán trên lịch trong tuần đó.
- Tuần 4 đến 6: sửa sang, lắp đặt văn phòng; chọn một ngày bắt đầu làm việc tại văn phòng mới khi điện, mạng đã ổn.
- Tuần 7 đến 8: chọn ngày khai trương theo lịch, gửi lời mời trước ít nhất hai tuần; tổ chức lễ ra mắt.
- Lưu lại cả ba ngày trong hồ sơ nội bộ, ghi rõ ngày nào dùng làm ngày kỷ niệm của công ty.
Cách xếp này giữ phần pháp lý chạy đúng tiến độ, còn phần nghi thức được dời về cuối, lúc mọi thứ đã sẵn sàng.
Hộ kinh doanh và cửa hàng nhỏ: thường chỉ còn hai mốc
Với hộ kinh doanh hay cửa hàng nhỏ, câu chuyện ba mốc thường gọn hơn. Việc đăng ký hộ kinh doanh có thời gian xử lý ngắn, nhiều người làm xong trước khi mặt bằng sửa xong, nên ngày cấp đăng ký ít khi trùng hay ảnh hưởng tới ngày mở cửa. Hai mốc còn lại, ngày khai trương và ngày bắt đầu bán, thường trùng nhau.
Điểm cần nhớ là cửa hàng nên có đăng ký trước khi chính thức bán hàng, theo nguyên tắc chung về kinh doanh; các ngành có điều kiện như ăn uống, thuốc, mỹ phẩm còn cần giấy tờ riêng. Nếu vì chờ ngày đẹp khai trương mà bán thử trước khi có đăng ký, chủ tiệm có thể gặp rắc rối không đáng có. Thứ tự hợp lý là: đăng ký xong, mặt bằng xong, rồi mới chọn ngày khai trương trong khung còn lại.
Ở chiều ngược lại, cũng không cần chờ ngày đẹp để nộp hồ sơ hộ kinh doanh. Như với công ty, ngày cấp phụ thuộc thời gian xử lý, và người theo tục thường chỉ quan tâm ngày mở cửa đón khách. Quy định cụ thể về đăng ký, thuế, hoá đơn cho hộ kinh doanh thay đổi theo thời kỳ, nên kiểm lại văn bản hiện hành hoặc hỏi bộ phận một cửa ở địa phương.
Ngày kỷ niệm thành lập lấy mốc nào
Khi công ty có vài năm tuổi, câu hỏi "lấy ngày nào làm sinh nhật công ty" thường xuất hiện. Trong hồ sơ, ngày thành lập thường là ngày cấp đăng ký lần đầu. Nhưng nhiều doanh nghiệp chọn kỷ niệm vào ngày khai trương, vì đó là ngày có lễ, có ảnh, có câu chuyện để kể với nhân viên.
Không có quy định bắt buộc chọn mốc nào cho hoạt động kỷ niệm nội bộ. Điều quan trọng là nhất quán: đã chọn ngày nào thì dùng ngày đó trên hồ sơ năng lực, trang giới thiệu và trong các dịp kỷ niệm, tránh tình trạng mỗi tài liệu ghi một ngày khiến đối tác nghi ngờ. Ngày ghi trên các văn bản pháp lý thì vẫn phải theo ngày cấp đăng ký.
Với người theo tục, ngày kỷ niệm thường lấy theo âm lịch nếu ngày khai trương được chọn theo lịch âm, và theo dương lịch nếu dùng cho truyền thông. Hai cách này có thể song song: cúng theo ngày âm, tổ chức sự kiện theo ngày dương.
Những chỗ không nên để tục chọn ngày lấn sang
Có những việc mà chọn ngày theo lịch có thể gây thiệt hại thật nếu làm cứng nhắc. Việc nộp hồ sơ đăng ký, khai thuế, nộp báo cáo, đóng bảo hiểm đều có thời hạn; trễ hạn có thể bị phạt theo quy định. Việc ký hợp đồng với khách hàng lớn phụ thuộc vào lịch của bên kia; đòi dời vì ngày không đẹp có thể làm mất cơ hội.
Việc nhận nhân viên mới cũng vậy: người lao động có kế hoạch riêng, nghỉ chỗ cũ theo lịch, không thể chờ đợi theo ngày đẹp của công ty. Một công ty mới cần xây uy tín bằng sự đúng hẹn, và đó là điều đối tác ghi nhận rõ nhất.
Cách dung hoà phổ biến là chia việc: việc có thời hạn pháp lý và việc phụ thuộc bên ngoài thì theo tiến độ; việc nội bộ có thể chủ động như lễ khai trương, ngày chuyển vào văn phòng, ngày khởi động dự án đầu tiên thì có thể chọn theo lịch nếu muốn. Đây là quan niệm, mức tin tuỳ mỗi người, và cũng là cách nhiều doanh nghiệp vẫn làm.
Câu hỏi thường gặp
Ngày thành lập công ty là ngày nào?
Thông thường là ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu, ghi trên giấy chứng nhận. Ngày khai trương có thể khác và không bắt buộc trùng ngày này.
Có nên chờ ngày đẹp mới nộp hồ sơ thành lập công ty không?
Không nên trì hoãn chỉ vì ngày. Ngày cấp phụ thuộc thời gian xử lý hồ sơ, khó tính trước. Nộp ngay khi hồ sơ đủ, còn phần chọn ngày nên dành cho lễ khai trương.
Công ty có nhiều thành viên góp vốn thì chọn ngày theo tuổi ai?
Thường theo người đại diện theo pháp luật hoặc người sáng lập chính. Các thành viên nên thống nhất từ đầu để tránh phải tìm ngày hợp nhiều tuổi cùng lúc.
Có cần làm lễ khai trương cho công ty không có văn phòng không?
Không cần. Nhiều công ty nhỏ làm việc từ xa hoặc thuê chỗ ngồi chung không làm lễ. Nếu muốn, có thể tổ chức buổi ra mắt trực tuyến hoặc một bữa gặp mặt với khách hàng đầu tiên.
Chuyển văn phòng có phải làm lại lễ khai trương không?
Tuỳ doanh nghiệp. Nhiều nơi làm lễ nhỏ khi vào văn phòng mới, chọn ngày theo lịch như khai trương. Đây là tục, không bắt buộc; điều quan trọng là thông báo địa chỉ mới cho khách và cập nhật thủ tục thay đổi địa chỉ theo quy định.