Chuyển văn phòng mới theo tập quán và phong thủy thường gồm năm phần: chọn ngày giờ chuyển, mang vào trước những thứ mang ý nghĩa "gốc" của công ty như bàn thờ nếu có, két, con dấu, hồ sơ pháp lý, sắp chỗ ngồi theo phương án đã duyệt trước ngày chuyển, làm lễ nhỏ theo phong tục nếu doanh nghiệp muốn, và bàn giao gọn gàng văn phòng cũ. Song song là phần hậu cần và giấy tờ, thứ quyết định tuần đầu ở văn phòng mới có trôi chảy hay không.
Bài này đứng ở góc phong thủy – văn hoá của việc chuyển văn phòng; khâu thuê đơn vị vận chuyển, báo giá, nghiệm thu là chuyện của người làm nghề vận tải. Lễ khai trương, chọn ngày khai trương và văn khấn được bàn ở các mục riêng. Những gì được gọi là tốt – xấu theo trường phái ở đây là quan niệm, mức tin tuỳ mỗi người.
Chọn ngày chuyển: tập quán và thực tế
Nhiều doanh nghiệp Việt xem ngày khi chuyển văn phòng, giống như xem ngày nhập trạch nhà ở. Cách chọn phổ biến dựa trên lịch âm: tránh các ngày dân gian kiêng như ngày Tam nương, Nguyệt kỵ, ưu tiên ngày hoàng đạo, trực tốt cho việc dời chuyển, và một số người xét thêm ngày hợp tuổi giám đốc. Đây là tập quán, các sách trạch nhật khác nhau ở nhiều chi tiết; mức tin tuỳ mỗi người.
Về thực tế, ngày chuyển văn phòng chịu ràng buộc của nhiều thứ: lịch của toà nhà mới cho phép dùng thang hàng, thường là cuối tuần hoặc buổi tối; ngày hết hạn hợp đồng văn phòng cũ; lịch làm việc với khách hàng lớn; thời tiết mùa mưa. Một cách dung hoà được nhiều nơi dùng là tách hai việc: "ngày chuyển" theo tập quán là ngày mang vài món mang ý nghĩa vào trước và có thể làm một lễ nhỏ; còn ngày chuyển đồ đạc chính là ngày thuận tiện về hậu cần.
Nếu chọn giờ, nhiều người tránh giờ quá muộn và chọn buổi sáng, vì quan niệm dọn vào lúc trời sáng là "vào lúc dương khí đang lên". Lý do thực tế cũng rõ: buổi sáng còn cả ngày để xử lý sự cố điện, mạng, khoá cửa. Cách tra cụ thể từng loại ngày được bàn trong danh mục chọn ngày giờ của trang này.
Mang gì vào trước: thứ tự theo tập quán và theo vận hành
Với nhà ở, tập quán hay nhắc mang bếp, gạo, nước vào trước. Văn phòng có những thứ "gốc" khác. Bảng dưới đặt cạnh nhau hai thứ tự để bạn chọn cho hợp.
| Thứ tự | Theo tập quán, quan niệm | Theo vận hành |
|---|---|---|
| Đầu tiên | Bàn thờ thần tài – thổ địa nếu doanh nghiệp có thờ; một số nơi mang chậu cây xanh khoẻ hoặc ấm nước vào trước | Két, con dấu, hồ sơ pháp lý, chìa khoá, do người có trách nhiệm tự mang |
| Tiếp theo | Bàn ghế của người đứng đầu, đặt đúng chỗ đã chọn | Thiết bị mạng, máy chủ, máy tính của bộ phận cần làm việc ngay |
| Sau đó | Đồ của các phòng ban theo thứ tự từ trong ra ngoài | Đồ các phòng ban theo nhãn đã dán, mỗi phòng một màu nhãn |
| Cuối cùng | Đồ trang trí, vật phẩm, tranh ảnh | Đồ ít dùng, kho, hồ sơ lưu trữ |
Quan niệm "mang bàn thờ vào trước" có biến thể theo vùng; có gia đình kinh doanh lại thỉnh bàn thờ sau khi văn phòng đã sắp xong. Nên hỏi người lớn trong gia đình chủ doanh nghiệp hay người am hiểu phong tục địa phương, và không ép một cách làm duy nhất.
Sắp chỗ ngồi trước ngày chuyển, không phải trong ngày chuyển
Một lỗi rất phổ biến là chuyển đồ xong mới tính chỗ ngồi, dẫn tới việc kê đi kê lại nhiều lần, nhân viên tự chọn chỗ theo kiểu ai đến trước được chọn trước. Theo phong thủy, chỗ ngồi của người đứng đầu, vị trí quầy lễ tân, phòng họp là những thứ nên chốt trên bản vẽ từ trước, sau khi đã xét lối đi, ánh sáng, tường tựa và nếu muốn thì hướng theo tuổi.
Bản vẽ chỗ ngồi nên được in khổ lớn dán ở cửa văn phòng mới trong ngày chuyển, mỗi bàn đánh số, mỗi thùng đồ có số bàn tương ứng. Người vận chuyển đặt thùng đúng bàn, nhân viên đến chỉ việc mở thùng. Cách làm này rút ngắn đáng kể thời gian ổn định, và tránh việc một vị trí được phong thủy coi là "tốt" bị chiếm vội bởi đồ đạc tạm.
Với những chỗ có thể gây so bì, như bàn gần cửa sổ, bàn trong góc yên, nên có lý do rõ ràng từ trước: theo nhóm công việc, theo nhu cầu tập trung, theo số lần tiếp khách. Nếu doanh nghiệp có xét tuổi cho chỗ ngồi của lãnh đạo, nên giới hạn ở lãnh đạo, không mở rộng thành xếp chỗ toàn bộ nhân viên theo tuổi.
Lễ nhỏ ngày dọn vào: làm gì cho vừa
Làm theo phong tục của doanh nghiệp. Có doanh nghiệp làm lễ cúng nhập trạch văn phòng với mâm lễ, có doanh nghiệp chỉ thắp nén nhang ở bàn thờ thần tài, có nơi không làm gì. Không có cách nào là bắt buộc; nên theo truyền thống của chủ doanh nghiệp và tôn trọng nhân viên có tín ngưỡng khác.
Nhẹ về hình thức, an toàn về lửa. Toà nhà văn phòng thường có hệ thống báo cháy nhạy; đốt vàng mã, nhang vòng lớn trong văn phòng dễ gây báo động. Hỏi ban quản lý trước, chọn nhang ít khói, và hoá vàng nếu có thì ở chỗ toà nhà cho phép.
Mở cửa, bật đèn, pha ấm trà đầu tiên. Nhiều người coi việc bật hết đèn, mở rèm, pha ấm trà mời mọi người trong buổi sáng đầu tiên như một cách "khai khí" cho không gian mới. Dù tin hay không, đó là một nghi thức nhỏ giúp mọi người cảm thấy văn phòng đã có hơi người.
Văn khấn theo bản của gia đình. Nếu làm lễ có khấn, nên dùng bản văn khấn gia đình hay địa phương vẫn dùng; trang này không đưa một bài khấn "chuẩn". Nội dung chi tiết về văn khấn nên tham khảo nguồn chuyên về văn khấn.
Giấy tờ và hậu cần không được quên
Phần dưới không phải phong thủy, nhưng nếu thiếu thì mọi sự chuẩn bị phong thủy cũng không giữ được cái "thuận" của tuần đầu. Thứ tự gợi ý:
- Kiểm tra trình tự thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở với cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế theo quy định hiện hành; nếu chuyển sang tỉnh, thành khác, trình tự có thể khác.
- Cập nhật địa chỉ trên hoá đơn, hợp đồng mẫu, website, danh thiếp, tài khoản ngân hàng, hồ sơ với đối tác lớn.
- Đặt lịch chuyển mạng, tổng đài, máy chủ ít nhất vài ngày trước; thử mạng ở văn phòng mới trước ngày nhân viên đến.
- Thông báo khách hàng, nhà cung cấp, người giao hàng về địa chỉ mới và ngày bắt đầu nhận.
- Đăng ký thẻ ra vào, chỗ để xe với ban quản lý toà nhà mới cho toàn bộ nhân viên.
- Kiểm tra lại bình chữa cháy, lối thoát nạn, hướng dẫn thoát hiểm cho nhân viên trong tuần đầu.
Phong thủy thường nói về "khí thuận" của ngày đầu; trong thực tế, khí thuận nhất là khi mọi người đến nơi đã có mạng, có thẻ, có chỗ ngồi và biết lối ra khi có sự cố.
Tuần đầu ở văn phòng mới: quan sát rồi mới chỉnh
Bản vẽ đẹp đến đâu cũng có chỗ chưa lường trước. Tuần đầu là lúc quan sát văn phòng vận hành thật: nắng chiều chiếu vào bàn nào, điều hoà thổi thẳng vào ai, tiếng thang máy, tiếng nước lọt vào chỗ nào, khách có tìm được phòng họp không. Phong thủy gọi những điều này là khí thật của không gian, thứ chỉ hiện ra khi có người ở; người quản lý văn phòng gọi đó là chạy thử.
Một cách làm có hệ thống là đặt một tờ giấy hoặc một biểu mẫu chung trong tuần đầu, để mọi người ghi những chỗ khó chịu: chói, nóng, lạnh, ồn, bí, vướng. Cuối tuần, người phụ trách gom lại, phân loại thành việc sửa ngay như thêm rèm, đổi hướng cửa gió, dời máy in, và việc cần cân nhắc như đổi chỗ ngồi một nhóm. Cách này tránh được hai thái cực: hoặc không ai dám nói, hoặc ngày nào cũng kê lại bàn.
Nếu có xét phong thủy ở chỗ ngồi lãnh đạo, tuần đầu cũng là lúc kiểm tra lại thực tế: chỗ được chọn có thật sự yên không, có bị ngược sáng khi họp trực tuyến không, có nhìn được cửa mà không bị ai đi qua sau lưng không. Một vị trí đúng sách mà ngồi không thoải mái thì nên chỉnh, vì cái thuận theo quan niệm và cái thoải mái của người ngồi vốn được coi là đi cùng nhau.
Rời văn phòng cũ cho trọn
Tập quán nhiều nơi coi trọng việc rời nhà cũ có trước có sau: dọn sạch, trả lại không gian gọn gàng, có nơi thắp nén nhang tạ trước khi đi. Với văn phòng, phần "có trước có sau" cụ thể là bàn giao mặt bằng đúng hợp đồng, tháo dỡ những gì đã lắp thêm nếu cam kết hoàn trả hiện trạng, thanh toán đủ điện nước, phí dịch vụ, và giữ quan hệ tốt với chủ nhà, ban quản lý.
Bàn thờ thần tài nếu có thường được thỉnh đi trước khi chuyển đồ đạc chính, theo cách gia đình chủ doanh nghiệp vẫn làm. Đồ cũ hỏng, giấy tờ hết hạn lưu trữ nên xử lý tại văn phòng cũ, không mang sang văn phòng mới. Phong thủy coi đồ hỏng mang theo là mang khí trệ sang nhà mới; người quản lý văn phòng coi đó là mang thêm chi phí vận chuyển và chiếm chỗ kho.
Hồ sơ chứa thông tin cá nhân, tài chính cần được huỷ đúng cách, không bỏ chung với rác. Đây là phần nhiều doanh nghiệp bỏ quên khi chuyển gấp, và là rủi ro thật sự, lớn hơn mọi lo ngại về ngày giờ.
Câu hỏi thường gặp
Chuyển văn phòng có nhất thiết phải xem ngày không?
Không bắt buộc. Đây là tập quán, mức tin tuỳ mỗi người. Nếu doanh nghiệp muốn giữ tập quán mà lịch hậu cần không khớp, có thể mang vài món tượng trưng vào ngày đã chọn và chuyển đồ chính vào ngày thuận tiện.
Chuyển văn phòng vào tháng bảy âm lịch có sao không?
Một số người kiêng tháng bảy âm lịch cho các việc lớn theo quan niệm dân gian. Nhiều doanh nghiệp vẫn chuyển trong tháng này vì lịch hợp đồng. Nếu bản thân hay đối tác quan trọng của bạn kiêng, có thể cân nhắc; nếu không, ưu tiên các yếu tố thực tế.
Có cần làm lễ cúng khi chuyển văn phòng trong cùng toà nhà, chỉ đổi tầng?
Tuỳ doanh nghiệp. Nhiều nơi chỉ thắp nhang ở bàn thờ thần tài khi đặt lại ở chỗ mới, không làm lễ lớn. Phần quan trọng hơn là sắp chỗ ngồi trước và chuyển mạng, thiết bị trơn tru.
Nên chuyển vào cuối tuần hay ngày thường?
Cuối tuần thường thuận vì toà nhà cho dùng thang hàng và không gián đoạn công việc. Nếu muốn giữ một ngày theo tập quán là ngày thường, có thể làm phần tượng trưng ngày đó và chuyển đồ chính vào cuối tuần kế bên.
Nhân viên có tín ngưỡng khác có phải tham gia lễ không?
Không nên bắt buộc. Lễ nhỏ khi dọn vào là phong tục của chủ doanh nghiệp; nhân viên có thể tham dự như một hoạt động chung hoặc không tham dự. Tôn trọng niềm tin khác nhau giúp ngày đầu ở văn phòng mới thoải mái cho mọi người.
Văn phòng mới có cần "xả" phong thủy của đơn vị thuê trước không?
Một số người làm lễ hoặc xông nhẹ không gian trước khi dọn vào, theo tập quán. Về thực tế, nên vệ sinh kỹ, thay lọc điều hoà, sơn lại nếu cần, và bỏ đồ cũ của đơn vị trước để lại. Không gian sạch, thoáng là nền cho mọi quan niệm khác.