Trong văn phòng mở, chỗ ngồi thường được đánh giá cao nhất là chỗ sát tường hoặc vách ở góc trong, nhìn được ra lối vào, ánh sáng từ cửa sổ chiếu ngang; chỗ kém hơn là ngay cạnh lối đi chính, đối thẳng cửa ra vào, sát máy in hoặc khu pha nước. Đánh giá này trùng khớp giữa quan niệm phong thủy về tựa sơn – tránh xung và kinh nghiệm của người làm thiết kế văn phòng về tiếng ồn, sự gián đoạn.
Điểm khác của văn phòng mở là bạn không ngồi một mình. Chỗ của bạn tốt hay không còn phụ thuộc vào người ngồi đối diện, người ngồi sau lưng, độ cao vách ngăn và nhịp đi lại của cả phòng. Bài so các vị trí hay gặp, bàn riêng chuyện ngồi đối diện nhau, và gợi ý cách xin đổi chỗ không làm mất lòng ai.
Văn phòng mở khác phòng làm việc riêng ở đâu
Ở phòng riêng, nguyên tắc phong thủy về bàn làm việc áp vào một không gian kín: cửa ở đâu, tường ở đâu, cửa sổ phía nào. Văn phòng mở thì giống một khoảng sân rộng có nhiều lối đi; "cửa" không chỉ là cửa ra vào mà còn là mọi lối mở giữa các dãy bàn, và "tường" có khi chỉ là một vách ngăn cao ngang ngực.
Vì vậy khi xem một chỗ ngồi trong văn phòng mở, người làm nghề thường nhìn luồng đi trước. Lối đi chính nối cửa ra vào với phòng họp, nhà vệ sinh, khu pha nước là "dòng chảy" đông nhất, giống như con đường lớn trước nhà trong phong thủy ngoại cảnh. Ngồi sát dòng chảy đó thì thông tin đến nhanh nhưng cũng bị cắt ngang nhiều. Ngồi xa hẳn thì yên nhưng có khi bị "khuất", ít người để ý.
Điểm thứ hai là âm thanh. Không gian mở không có tường hấp thụ tiếng, nên tiếng gọi điện, tiếng bàn phím, tiếng máy in lan khá xa. Nhiều nghiên cứu về văn phòng mở cho thấy người làm việc phàn nàn nhiều nhất về tiếng nói chuyện của đồng nghiệp. Phong thủy không có thuật ngữ riêng cho tiếng ồn, nhưng các lời khuyên "tránh gần cửa, tránh lối đi" phần lớn là tránh chỗ ồn.
Tám vị trí hay gặp và cách nhìn từng chỗ
Bảng dưới mô tả các vị trí điển hình trong một văn phòng mở cỡ vừa. Mỗi văn phòng một khác, nên dùng bảng như khung để tự quan sát chứ không phải để xếp hạng cứng.
| Vị trí | Quan niệm phong thủy | Thực tế thường gặp | Hợp với kiểu việc nào |
|---|---|---|---|
| Góc trong cùng, lưng tựa tường | Có tựa sơn, nhìn bao quát, được coi là chỗ vững | Yên, ít người qua, có khi xa cửa sổ | Việc cần tập trung lâu, quản lý nhóm |
| Sát cửa sổ, cửa sổ ở bên cạnh | Sáng sủa, minh đường thoáng | Sáng đẹp; mùa nắng có thể nóng, cần rèm | Thiết kế, việc cần nhìn màu, đọc giấy nhiều |
| Giữa dãy, có người hai bên | Trung tính, như được bao bọc hai bên | Ổn nếu vách đủ cao, ồn nếu nhóm hay trao đổi | Việc theo nhóm, phối hợp liên tục |
| Đầu dãy, sát lối đi chính | Lưng hoặc sườn hở, chịu "dòng khí" mạnh | Hay bị hỏi, bị nhờ, nhiều tiếng bước chân | Lễ tân nội bộ, điều phối, người cần gặp nhiều người |
| Đối thẳng cửa ra vào | Bị xung thẳng, thường được khuyên tránh | Gió lùa, người vào nhìn thẳng vào mình | Chỉ hợp vị trí đón tiếp |
| Gần máy in, khu pha nước | Chỗ khí động, khó tĩnh | Tiếng máy, tiếng chuyện, người đứng chờ | Việc ngắn, không cần tập trung sâu |
| Cạnh cửa phòng họp, nhà vệ sinh | Quan niệm ngại cửa nhà vệ sinh | Mùi, tiếng cửa đóng mở, người ra vào | Nên tránh nếu có lựa chọn |
| Ngay dưới dàn lạnh hoặc cửa gió | Quan niệm "áp đỉnh" nếu sát đầu | Lạnh gáy, khô mắt, khó chỉnh nhiệt cho cả nhóm | Nên xin chỉnh hướng gió |
Nhìn bảng sẽ thấy một điều: không có chỗ nào tốt cho mọi việc. Người làm điều phối ngồi cạnh lối đi lại thuận, vì đó là chỗ người khác dễ tìm tới. Chỗ "tốt" là chỗ hợp với kiểu công việc của bạn.
Ngồi đối diện đồng nghiệp và chuyện vách ngăn
Văn phòng mở hay kê bàn thành cụm, hai người ngồi quay mặt vào nhau qua một tấm vách. Trong quan niệm phong thủy, hai người ngồi thẳng mặt nhau gọi là thế đối diện, một số sách cho là dễ va chạm ý kiến. Lý giải thực tế đơn giản hơn: khi ngẩng lên, mắt bạn gặp ngay mắt người kia, và việc liên tục chạm ánh mắt làm cả hai thấy bị quan sát.
Cách xử lý phổ biến là vách ngăn. Vách cao ngang ngực khi ngồi giúp vẫn nói chuyện được mà không nhìn thẳng màn hình nhau. Vách cao hơn tầm mắt khi ngồi, thường vào khoảng một mét hai tính từ sàn tuỳ chiều cao ghế và người ngồi, che hẳn tầm nhìn và cắt bớt tiếng. Bạn có thể tự thử: ngồi thẳng, nhìn ngang, nếu thấy đỉnh đầu người đối diện thì vách đang ở mức trung bình.
Nếu không có vách, một kệ tài liệu thấp, một chậu cây lá rộng đặt lệch về phía mình, hay đơn giản là dịch màn hình sang một bên để mắt không thẳng hàng với mắt người kia cũng đủ giảm cảm giác bị nhìn. Ngồi lệch nhau nửa bàn, kiểu so le, là cách nhiều văn phòng chọn khi bố trí lại.
Việc này nên bàn với người ngồi đối diện trước khi tự làm. Một chậu cây to bỗng xuất hiện giữa hai bàn có thể bị hiểu là muốn tránh mặt nhau, trong khi nói trước một câu thì ai cũng thấy hợp lý.
Cột, lõi thang và mặt kính trong văn phòng cao tầng
Văn phòng mở trong toà nhà cao tầng có vài chi tiết riêng. Cột bê tông đứng giữa sàn là thứ gần như văn phòng nào cũng có. Theo quan niệm, góc cột vuông chĩa vào chỗ ngồi là một dạng "góc nhọn", người ngồi thấy không yên. Về thực tế, cột che tầm nhìn và tạo góc khuất, người đi vòng qua cột dễ va vào ghế. Bàn kê sát một mặt phẳng của cột thì ngược lại, cột trở thành chỗ tựa khá tốt; chỉ nên tránh để cạnh cột hướng thẳng vào mặt hoặc lưng.
Lõi thang máy, cầu thang bộ và nhà vệ sinh thường gom vào giữa sàn. Khu bàn sát lõi thường tối hơn, nhiều người đi qua hơn, nghe tiếng thang máy và tiếng cửa. Khu bàn sát mặt kính bên ngoài thì sáng hơn nhưng dễ nóng vào buổi chiều ở mặt hướng Tây. Khi chọn chỗ, bạn có thể hình dung sàn như ba vành: vành ngoài sáng và yên, vành giữa trung tính, vành sát lõi đông và ồn.
Mặt kính kịch trần sau lưng cũng là chuyện hay gặp. Nhiều người ngồi tựa lưng vào kính tầng cao thấy chông chênh, quan niệm gọi là "sau lưng trống". Một tấm rèm, một kệ thấp đặt sát kính, hay xoay bàn để kính ở bên cạnh đều giải được cảm giác này.
Chọn chỗ theo kiểu công việc, không chỉ theo quan niệm
Việc cần tập trung sâu. Kế toán, lập trình, biên tập, phân tích số liệu nên ưu tiên chỗ xa lối đi chính và xa khu pha nước. Góc trong cùng, lưng tựa tường là lựa chọn hợp cả quan niệm lẫn thực tế.
Việc gọi điện, gặp khách nhiều. Kinh doanh, chăm sóc khách hàng nói nhiều nên ngồi cụm với nhau, tách khỏi nhóm cần yên. Ngồi gần cửa hoặc gần phòng họp nhỏ giúp ra vào nhanh, và tiếng nói chuyện của họ không làm phiền nhóm khác.
Việc cần nhìn màu và chi tiết. Thiết kế, in ấn, kiểm hàng mẫu cần ánh sáng tự nhiên đều. Chỗ cạnh cửa sổ, cửa sổ ở bên cạnh là tốt nhất; nên tránh cửa sổ hướng nắng chiều nếu không có rèm.
Người quản lý nhóm. Trưởng nhóm thường được khuyên ngồi ở vị trí nhìn bao quát cả nhóm, lưng có chỗ tựa. Về thực tế, chỗ này giúp người quản lý thấy ai đang cần hỗ trợ mà không phải đi vòng quanh, và cũng không ngồi sau lưng nhân viên khiến họ thấy bị giám sát.
Người mới vào làm. Ngồi gần người hướng dẫn quan trọng hơn ngồi đúng hướng. Vài tuần đầu, chỗ cạnh người kèm cặp giúp hỏi nhanh, học nhanh; khi đã quen việc có thể xin chỗ khác.
Xin đổi chỗ cho khéo
Phần lớn văn phòng có người phụ trách hành chính hoặc trưởng bộ phận quyết chỗ ngồi. Muốn đổi, các bước sau thường hiệu quả hơn lời nói "chỗ này không hợp phong thủy":
- Ghi lại cụ thể điều khó chịu trong một tuần: ví dụ giả định, mỗi buổi sáng nắng chiếu vào màn hình từ chín đến mười một giờ, hoặc trung bình mỗi giờ có vài lần bị người qua hỏi việc không phải của mình.
- Tìm trước một hoặc hai chỗ trống phù hợp, xem đã có ai muốn lấy chưa.
- Trình bày với người phụ trách bằng lý do công việc và đề xuất cụ thể, kèm cách bù cho người phải đổi theo nếu có.
- Nếu không đổi được, đề nghị phương án nhỏ hơn: thêm rèm, chỉnh cửa gió, thêm vách thấp sau lưng.
- Khi được đổi, dọn chỗ cũ sạch sẽ, không để lại đồ cá nhân cho người sau.
Cách nói dựa trên công việc giúp người quản lý dễ đồng ý, và không gieo cho người ngồi chỗ cũ ý nghĩ rằng chỗ của họ "xấu".
Những điều nên giữ khi ngồi chung một không gian
Văn phòng mở là nơi niềm tin của mỗi người khác nhau. Có người tin phong thủy, có người không, có người theo tôn giáo riêng. Vì vậy những gì bạn bày trên bàn và cách bạn nói về chỗ ngồi nên giữ ở mức không ảnh hưởng người khác: đồ biểu tượng nhỏ, đặt trong phần bàn của mình, không hướng về ai.
Không nên treo gương, đặt vật nhọn hướng sang bàn bên cạnh, cũng không nên bình luận rằng một vị trí là xui hay một người ngồi đó sẽ gặp chuyện. Những câu như vậy, dù nói đùa, có thể khiến người nghe lo lắng thật.
Phần còn lại là những điều ai cũng có lợi: giữ lối đi thông, không để thùng hàng chắn đường thoát hiểm, nói nhỏ khi gọi điện, dùng phòng họp nhỏ cho cuộc trao đổi dài. Theo nhiều cách diễn giải, đó cũng chính là "khí lưu thông" mà phong thủy nhắc tới. Các nhận định tốt – xấu về vị trí trong bài là quan niệm, mức tin tuỳ mỗi người; phần về tiếng ồn, ánh sáng, lối đi thì bạn tự kiểm chứng được ngay tại chỗ ngồi.
Câu hỏi thường gặp
Ngồi ngay cửa ra vào văn phòng có nên đổi không?
Nếu công việc của bạn cần tập trung, nên xin đổi vì chỗ này nhiều gió lùa và bị chú ý mỗi lần có người vào. Nếu bạn làm đón tiếp, điều phối thì chỗ này lại thuận. Không đổi được thì đặt một kệ thấp hoặc chậu cây làm lớp đệm phía trước.
Văn phòng mở có góc tài lộc không?
Một số trường phái tính góc tài lộc theo cửa chính của cả văn phòng, thường là góc chéo đối diện cửa. Đây là quan niệm, cách tính mỗi phái mỗi khác. Về thực tế, góc chéo cửa thường là góc yên và nhìn bao quát, nên được ưa vì lý do đó.
Hai người ngồi quay lưng vào nhau có sao không?
Ngồi quay lưng vào nhau thì mỗi người đều có người phía sau, dễ bị giật mình khi người kia đẩy ghế. Nên để khoảng cách giữa hai lưng ghế đủ rộng cho người đi qua, hoặc đặt tủ thấp ở giữa để mỗi người có chỗ tựa riêng.
Vách ngăn bàn làm việc nên cao bao nhiêu?
Tuỳ nhu cầu. Vách ngang ngực khi ngồi giữ được giao tiếp; vách cao hơn tầm mắt khi ngồi cho riêng tư và bớt tiếng. Nhiều văn phòng chọn vách thấp giữa các bàn cùng nhóm và vách cao ở ranh giới giữa các nhóm khác nhau.
Ngồi gần sếp có tốt hơn không?
Ngồi gần người quản lý giúp trao đổi nhanh, nhưng một số người thấy áp lực khi bị nhìn thấy màn hình liên tục. Điều nên tránh là sếp ngồi ngay sau lưng nhân viên. Nếu bố trí được, người quản lý nên ngồi chỗ nhìn được nhóm từ phía bên.
Công ty xếp chỗ theo phòng ban, muốn chọn chỗ theo hướng tuổi được không?
Thường không nên đặt yêu cầu này với công ty, vì xếp theo phòng ban là để làm việc thuận. Trong phạm vi chỗ được giao, bạn vẫn có thể xoay bàn, chỉnh màn hình, thêm vách. Hướng tuổi là quan niệm, không đáng để đổi lấy sự bất tiện của cả nhóm.