Khi việc tư vấn phong thủy kéo dài nhiều bước, như xem đất, góp ý thiết kế rồi có mặt ở công trường, gia đình nên có một bản thoả thuận bằng văn bản ghi rõ: phạm vi việc, số lần đến, thứ được bàn giao, tiến độ, cách thanh toán, bảo mật thông tin và giới hạn trách nhiệm. Văn bản không cần dài; một hai trang viết rõ ràng là đủ.
Bài này đi qua từng điều khoản, giải thích vì sao nên có và viết thế nào cho đo được. Đây là gợi ý ở mức nguyên lý, không phải mẫu hợp đồng pháp lý. Với công trình lớn hay khi thuê cho doanh nghiệp, bạn nên hỏi thêm người có chuyên môn pháp lý về quy định hiện hành.
Vì sao một việc "xem nhà" cũng nên có giấy tờ
Phần lớn các buổi xem phong thủy diễn ra theo kiểu thoả thuận miệng: gọi điện, hẹn ngày, xem xong trả tiền. Với việc nhỏ một buổi, cách này đủ dùng. Nhưng khi việc kéo dài nhiều tháng, qua nhiều phương án thiết kế, có lúc ở công trường, thì trí nhớ của hai bên bắt đầu khác nhau. Gia đình nhớ là đã bao gồm lần xem lại; người tư vấn nhớ là chưa.
Văn bản không phải để đề phòng người kia, mà để cả hai cùng nhìn vào một thứ. Nó giúp gia đình biết mình đang mua dịch vụ gì, và giúp người tư vấn biết họ đã cam kết những gì. Khi có thay đổi, hai bên sửa văn bản, không phải tranh luận lại từ đầu.
Về mặt pháp lý, việc thuê một người tư vấn thường thuộc loại hợp đồng dịch vụ theo pháp luật dân sự. Hình thức có thể là văn bản ký tay, tin nhắn hay thư điện tử ghi rõ nội dung. Bài này không đi vào chi tiết pháp luật; bạn chỉ cần nhớ rằng một thoả thuận được ghi lại rõ ràng luôn dễ thực hiện và dễ giải quyết hơn một lời hứa miệng.
Các phần chính của một bản thoả thuận
Một bản thoả thuận gọn thường có các phần sau. Bạn có thể dùng làm khung, thêm bớt theo từng việc.
- Thông tin hai bên: tên, cách liên lạc. Với doanh nghiệp, tên đơn vị và người đại diện.
- Công trình: loại nhà, vị trí ở mức khu vực, diện tích, giai đoạn (đất trống, đang thiết kế, đang ở, sắp sửa).
- Phạm vi công việc: liệt kê từng việc người tư vấn sẽ làm.
- Những việc không bao gồm: liệt kê rõ để tránh hiểu nhầm, ví dụ không bao gồm chọn ngày, không bao gồm lễ cúng.
- Thứ được bàn giao: bản ghi chép, bản tư vấn có sơ đồ, số trang hay số mục dự kiến.
- Tiến độ: ngày đến xem, thời hạn gửi bản tư vấn, số lần xem lại.
- Phí và cách thanh toán: tổng phí hoặc cách tính, các mốc thanh toán, khoản phát sinh tính thế nào.
- Bảo mật: cách sử dụng bản vẽ, ảnh và thông tin gia đình.
- Giới hạn trách nhiệm: lời khuyên mang tính tham khảo, không thay ý kiến kỹ thuật.
- Dừng giữa chừng: mỗi bên được dừng thế nào, thanh toán phần đã làm ra sao.
Ngôn ngữ nên đơn giản, tránh thuật ngữ. Người đọc văn bản sau này có thể là kiến trúc sư hay một thành viên khác trong gia đình, không phải chỉ hai người ký.
Viết phạm vi công việc sao cho đo được
Mơ hồ: "Tư vấn phong thủy toàn bộ ngôi nhà." Câu này không cho biết người tư vấn đến mấy lần, xem những gì, gửi lại gì. Hai bên dễ hiểu khác nhau.
Cụ thể hơn: "Một buổi khảo sát tại đất, đo hướng, xem ngoại cảnh trong bán kính khu phố." Gia đình biết buổi đó gồm gì, và có thể kiểm tra sau buổi xem.
Cụ thể hơn: "Góp ý hai vòng cho phương án mặt bằng của kiến trúc sư, mỗi vòng trả lời bằng văn bản trong vòng một tuần." Số vòng và thời hạn rõ ràng, nên khi có vòng thứ ba, hai bên biết đó là phần thêm.
Cụ thể hơn: "Một lần có mặt khi định vị cửa chính tại công trường, ngày hẹn trước ít nhất ba ngày." Đội thi công biết trước để sắp xếp, và việc này không bị kéo dài thành giám sát cả quá trình.
Cụ thể hơn: "Bản tư vấn gồm sơ đồ mặt bằng có đánh dấu, danh sách nhận xét kèm lý do, phân loại theo mức ưu tiên." Đây là thứ gia đình cần nhất để làm việc với người thiết kế và đội thợ.
Thanh toán theo mốc: một cách chia hợp lý
Với việc nhiều bước, chia thanh toán theo mốc giúp hai bên công bằng: người tư vấn không làm không công, gia đình không trả trước cho phần chưa nhận. Bảng sau là cách chia ở mức nguyên lý, không phải tỷ lệ bắt buộc.
| Mốc | Việc đã xong | Thanh toán |
|---|---|---|
| Ký thoả thuận | Thống nhất phạm vi, nhận tài liệu | Một khoản đặt trước nhỏ |
| Sau buổi khảo sát | Đo hướng, xem đất, ghi chép sơ bộ | Một phần |
| Bàn giao bản tư vấn | Bản viết có sơ đồ, lý do, ưu tiên | Phần lớn còn lại |
| Sau lần có mặt ở công trường | Định vị cửa, kiểm tra vị trí bếp, bàn thờ | Phần cuối |
Các khoản phát sinh như đi lại, xem thêm vòng phương án nên được ghi thành một dòng riêng, kèm cách tính, để không lẫn vào phí chính. Mọi lần thanh toán nên có biên nhận hoặc xác nhận chuyển khoản ghi rõ nội dung.
Ví dụ giả định: một bản thoả thuận gói trong một trang
Ví dụ giả định: một gia đình ở Nghệ An mua lô đất ven thị trấn, định xây nhà hai tầng, mời một người hành nghề phong thủy đi cùng từ lúc xem đất đến lúc đổ móng. Bản thoả thuận của họ chỉ có một trang, chia thành các dòng ngắn.
Dòng phạm vi ghi: một buổi xem đất và đo hướng; góp ý hai vòng cho mặt bằng của kiến trúc sư; một lần có mặt khi định vị cửa chính. Dòng không bao gồm ghi: chọn ngày, lễ động thổ, giám sát thi công. Dòng bàn giao ghi: bản tư vấn có sơ đồ, gửi trong vòng mười ngày sau buổi xem đất. Dòng thanh toán chia ba mốc, kèm câu "chi phí đi lại tính riêng theo thực tế, báo trước khi đi". Hai dòng cuối là bảo mật và giới hạn trách nhiệm, mỗi dòng một câu.
Giữa chừng, kiến trúc sư đưa ra phương án thứ ba vì gia đình muốn thêm một phòng cho ông bà. Nhờ dòng "hai vòng góp ý", hai bên nhanh chóng thống nhất vòng thứ ba là phần thêm và thoả thuận chi phí bằng một tin nhắn, không ai phải ngại.
Bảo mật bản vẽ, ảnh và thông tin gia đình
Trong quá trình tư vấn, gia đình đưa ra nhiều thứ riêng tư: bản vẽ ngôi nhà, ảnh từng phòng, năm sinh các thành viên, đôi khi cả những chuyện trong nhà. Bản thoả thuận nên có một đoạn ngắn về việc những thông tin này được dùng thế nào.
Nội dung cơ bản gồm: thông tin chỉ dùng cho việc tư vấn công trình này; không chia sẻ cho bên thứ ba khi chưa được đồng ý; không dùng ảnh nhà để quảng cáo hay đăng mạng xã hội nếu gia đình không cho phép; xoá hoặc trả lại tài liệu khi kết thúc nếu gia đình yêu cầu. Nếu người tư vấn muốn dùng công trình làm ví dụ giảng dạy, họ nên xin phép và che các chi tiết nhận dạng.
Việt Nam hiện đã có các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, áp dụng cho cả cá nhân và tổ chức xử lý thông tin của người khác. Bạn không cần thuộc từng điều, chỉ cần ghi rõ ý muốn của gia đình trong thoả thuận. Với doanh nghiệp thuê tư vấn cho văn phòng, cửa hàng, nên để bộ phận pháp chế xem qua đoạn này.
Giới hạn trách nhiệm: điều không ai được cam kết
Đây là điều khoản quan trọng nhất và cũng hay bị bỏ qua nhất. Bản thoả thuận nên ghi rõ: lời khuyên phong thủy mang tính tham khảo văn hoá – kiến trúc, những đánh giá tốt xấu trong đó là quan niệm của trường phái, mức tin tuỳ mỗi người; không thay thế thiết kế, tính toán kết cấu, quy định phòng cháy và giấy phép xây dựng; mọi thay đổi liên quan tới kết cấu, điện, nước phải được kỹ sư hoặc người có chuyên môn kiểm tra.
Điều khoản này bảo vệ cả hai bên. Gia đình được nhắc rằng quyết định cuối cùng thuộc về mình, và phần an toàn phải hỏi đúng người. Người tư vấn được bảo vệ khỏi kỳ vọng rằng họ chịu trách nhiệm cho mọi chuyện xảy ra trong ngôi nhà sau đó.
Ngược lại, nếu một bản thoả thuận hay lời mời chào có câu cam kết kết quả kiểu "bảo đảm làm ăn thuận lợi", "bảo đảm gia đạo bình an", bạn nên cân nhắc. Không ai có thể cam kết vận may cho một ngôi nhà; một câu cam kết như vậy thường là lời quảng cáo, và không có cách nào đo được để đòi khi nó không xảy ra.
Khi một bên muốn dừng giữa chừng
Gia đình đổi kế hoạch. Có thể vì không mua lô đất nữa, hoãn xây, hoặc chọn người tư vấn khác. Thoả thuận nên ghi: gia đình báo trước, thanh toán phần việc đã làm theo các mốc, người tư vấn bàn giao những gì đã có.
Người tư vấn không thể tiếp tục. Vì sức khoẻ, đi xa hay lý do khác. Họ bàn giao phần đã làm và hoàn lại phần đã nhận cho việc chưa làm, theo cách hai bên ghi trong văn bản.
Hai bên bất đồng về cách làm. Ví dụ gia đình không muốn đi theo một khuyến nghị lớn. Đây không phải lỗi của ai. Thoả thuận nên cho phép dừng sau mốc gần nhất mà không phạt bên nào.
Có tranh chấp về tiền. Bước đầu tiên luôn là ngồi lại, đối chiếu văn bản và biên nhận. Phần lớn chuyện được giải quyết ở bước này. Nếu không, có thể nhờ người giới thiệu hoặc người có uy tín hai bên cùng tin làm trung gian.
Câu hỏi thường gặp
Mời thầy phong thủy một buổi có cần làm hợp đồng không?
Thường không cần một văn bản đầy đủ. Một tin nhắn ghi rõ ngày đến, những gì sẽ xem, phí và cách trả là đủ. Bản thoả thuận chi tiết hợp hơn với việc kéo dài nhiều bước như xem đất, góp ý thiết kế và có mặt ở công trường.
Tin nhắn có được coi là thoả thuận không?
Thoả thuận qua tin nhắn hay thư điện tử, nếu ghi rõ nội dung, là bằng chứng về những gì hai bên đã thống nhất. Nên lưu giữ cẩn thận, không xoá, và với việc lớn nên tổng hợp lại thành một văn bản có xác nhận của hai bên.
Có nên ghi điều khoản phạt nếu người tư vấn đến trễ không?
Với dịch vụ tư vấn nhà ở, điều khoản phạt ít khi cần và dễ làm không khí căng thẳng. Thay vào đó, ghi rõ thời hạn và cách báo khi trễ hẹn. Với dự án lớn của doanh nghiệp, có thể bàn thêm với người có chuyên môn pháp lý.
Gia đình có quyền giữ bản tư vấn để đưa cho người khác xem không?
Bản tư vấn được làm cho gia đình nên gia đình được dùng cho công trình của mình, kể cả đưa kiến trúc sư, kỹ sư hay một người tư vấn khác xem. Nếu người tư vấn muốn giới hạn việc này, họ nên ghi rõ trong thoả thuận từ đầu.
Nếu không muốn làm theo khuyến nghị thì có phải trả đủ phí không?
Có. Phí trả cho công việc tư vấn đã làm, không phụ thuộc vào việc gia đình có làm theo hay không. Quyết định làm hay không thuộc về gia đình, và một người tư vấn đàng hoàng sẽ tôn trọng điều đó.
Có cần công chứng bản thoả thuận tư vấn phong thủy không?
Với dịch vụ tư vấn nhà ở thông thường, gia đình thường không cần công chứng; chữ ký của hai bên và các biên nhận thanh toán là đủ để đối chiếu. Nếu giá trị lớn hoặc thuê cho doanh nghiệp, nên hỏi người có chuyên môn pháp lý theo quy định hiện hành.