Phòng làm việc có tiếp khách nên đặt gần lối vào nhà để khách không phải đi qua không gian riêng của gia đình. Chủ nên ngồi ở vị trí sâu trong phòng, lưng tựa tường, nhìn thấy cửa; khách ngồi chéo góc chín mươi độ với chủ qua một bàn nhỏ thay vì đối diện thẳng qua bàn làm việc. Với họp trực tuyến, nguồn sáng nên ở trước mặt hoặc bên hông, camera ngang tầm mắt, và sau lưng là một bức tường gọn thay vì cửa hay giường.
Nhiều người làm việc tại nhà không chỉ ngồi một mình: gia sư dạy kèm, người tư vấn tài chính, thợ may đo, người làm kế toán dịch vụ, người bán hàng qua mạng hẹn khách đến xem. Phòng làm việc của họ vừa là chỗ làm, vừa là nơi đón người lạ, vừa là phông nền cho hàng chục cuộc họp có hình mỗi tháng. Bài này bàn cách bố trí cho cả ba vai trò đó, đặt quan niệm phong thủy cạnh lý do thực tế. Đánh giá tốt xấu là quan niệm, mức tin tuỳ mỗi người.
Vị trí phòng: gần cửa, xa không gian riêng
Với phòng làm việc bình thường, lời khuyên là đặt sâu trong vùng tĩnh. Với phòng có tiếp khách, điều này đảo lại: phòng nên ở gần lối vào, thường là tầng trệt nhà phố hoặc phòng đầu tiên sau cửa căn hộ. Khách vào thẳng phòng làm việc, không đi ngang bếp, phòng ngủ, không thấy quần áo phơi hay mâm cơm gia đình.
Phong thủy dân gian coi khu vực gần cửa chính là vùng khí động, nơi người ngoài ra vào; đặt việc tiếp khách ở đây là thuận theo dòng ấy, giữ cho vùng tĩnh phía sau của gia đình không bị xáo trộn. Về thực tế, đó là chuyện riêng tư và an toàn: người lạ ở trong nhà càng ít đi lại càng tốt.
Nếu không có phòng sát cửa, bạn có thể dùng phòng khách làm nơi đón khách vào giờ làm việc, với một bàn nhỏ và vài ghế; phòng làm việc thật ở chỗ khác chỉ dùng cho việc ngồi một mình. Cách chia này giúp hồ sơ, máy tính và đồ nghề không phải phô ra trước mặt mọi người. Còn khi nhà có nhà vệ sinh gần lối vào, khách cần dùng thì không phải đi sâu vào trong.
Chủ ngồi đâu, khách ngồi đâu
Chủ ngồi phía sâu, khách ngồi phía cửa. Đây là bố cục chủ – khách quen thuộc trong cả phong thủy lẫn phép lịch sự. Chủ có lưng tựa, thấy cửa, nắm được cuộc gặp. Khách ngồi gần lối ra, cảm thấy dễ đứng dậy ra về khi xong việc.
Ghế khách không quay lưng thẳng vào cửa đang mở. Người ngồi quay lưng ra cửa mở, nghe tiếng xe, tiếng người sau lưng, sẽ không yên. Xoay ghế khách chéo một góc để khách thấy được cửa bằng khoé mắt.
Ngồi chéo góc tốt hơn đối diện thẳng. Hai người ngồi chéo nhau chín mươi độ qua góc bàn hay bên một bàn tròn có cảm giác cùng làm việc hơn là thương lượng. Đối diện thẳng qua bàn làm việc rộng tạo khoảng cách và cảm giác thẩm vấn. Quan niệm thì coi đối diện thẳng là thế đối đầu.
Ghế khách không thấp hơn ghế chủ quá nhiều. Một số sách kinh doanh khuyên đặt ghế khách thấp để "giữ thế", nhưng với người làm dịch vụ tại nhà, khách thấy bị đặt dưới thì khó chịu. Hai ghế cao ngang nhau là cách tôn trọng nhất.
Bàn tiếp khách và đồ đạc
Phòng làm việc kiêm tiếp khách cần thêm một vài thứ mà phòng làm việc một người không có:
- Bàn nhỏ riêng: bàn tròn hoặc vuông đường kính khoảng 70 đến 90 cm đủ cho hai, ba người ngồi xem tài liệu. Tách bàn này khỏi bàn làm việc để khách không ngồi giữa đống hồ sơ của người khác.
- Ghế khách dễ ngồi: có tựa lưng, không lún sâu như sofa. Khách đến làm việc thường ngồi thẳng, ghi chép, xem giấy tờ.
- Chỗ để đồ của khách: một móc treo, một ghế phụ hoặc kệ thấp để khách đặt túi, mũ bảo hiểm, áo mưa, thay vì đặt lên bàn hay dưới sàn.
- Tủ có khoá cho hồ sơ: giấy tờ của khách này không được lộ ra trước khách khác. Màn hình máy tính quay vào trong hoặc khoá màn hình khi đứng dậy.
- Nước uống và khăn giấy: đặt ở chỗ chủ với tới mà không phải rời khỏi phòng, tránh để khách ngồi một mình khi bạn đi lấy đồ.
Trang trí nên giản dị: một chậu cây, một bức tranh phong cảnh, vài cuốn sách nghề. Đồ quá cá nhân như ảnh gia đình lớn, đồ thờ cúng, đồ chơi của con nên để ở phần nhà phía trong. Nếu muốn có một món mang ý nghĩa với nghề của mình, bạn có thể xem vật phẩm có ghi rõ chất liệu tại Vật Phẩm Phong Thủy và chọn món nhỏ, kín đáo.
Minh đường của khu đón khách
Phong thủy coi trọng minh đường, khoảng trống sáng sủa trước cửa, như nơi khí tụ lại trước khi vào nhà. Với phòng làm việc có tiếp khách, minh đường là đoạn từ cổng tới cửa phòng: hiên nhà, sân trước, sảnh căn hộ. Khách hình thành ấn tượng ở đây trước khi gặp bạn.
Về thực tế, minh đường tốt nghĩa là lối vào sạch, đủ sáng, có chỗ để xe hoặc chỉ dẫn rõ chỗ để xe, không có giày dép ngổn ngang, không vướng bình gas, thùng rác. Buổi tối nên có đèn ở lối vào để khách không phải dò đường. Nếu cửa phòng làm việc mở thẳng ra đường, một tấm rèm hay bình phong mỏng giúp người ngồi bên trong không bị phô ra với người qua lại mà vẫn giữ được ánh sáng.
Đây cũng là chỗ để nhắc rằng làm dịch vụ, kinh doanh tại nhà có thể kèm theo nghĩa vụ đăng ký, thuế và các quy định về trật tự khu dân cư, tuỳ ngành nghề và địa phương. Phong thủy không thay được những việc này; bạn nên hỏi cơ quan quản lý nơi ở về quy định hiện hành.
Âm thanh, mùi và ranh giới với gia đình
Một khách ngồi trong phòng làm việc tại nhà sẽ nghe thấy mọi thứ xung quanh: tiếng trẻ con, tiếng tivi, tiếng nồi niêu, tiếng người nhà nói chuyện điện thoại. Ngược lại, gia đình cũng nghe thấy cuộc trao đổi của bạn với khách, mà nhiều cuộc trao đổi có thông tin riêng tư của khách như tài chính, sức khoẻ, chuyện gia đình. Cửa phòng đóng được, rèm vải dày, một khe hở dưới cửa được chặn bằng thanh chắn là những cách giảm âm đơn giản.
Mùi cũng quan trọng không kém. Giờ hẹn khách trùng giờ nấu cơm là chuyện hay gặp ở nhà phố, khi bếp chỉ cách phòng làm việc một bức tường. Hẹn khách lệch giờ nấu, đóng cửa bếp, bật hút mùi trước giờ khách đến là những điều chỉnh nhỏ mà khách sẽ cảm nhận được.
Phong thủy nói về việc giữ vùng động của công việc không lẫn vào vùng tĩnh của gia đình; trong đời thường, đó là thoả thuận giờ giấc. Người nhà biết khung giờ nào phần nhà phía trước là chỗ làm việc, khi đó trẻ con không chạy vào, khách quen của gia đình không bị dẫn vào nhầm phòng. Ranh giới rõ giúp cả hai bên cùng thoải mái.
Họp trực tuyến: chuẩn bị khung hình trong phòng
Phòng làm việc tại nhà giờ là một trường quay nhỏ. Bảng dưới gom những điểm quyết định khung hình của bạn:
| Yếu tố | Nên | Tránh |
|---|---|---|
| Nguồn sáng | Cửa sổ hoặc đèn ở trước mặt hay chéo bên | Cửa sổ sau lưng làm mặt tối đen |
| Camera | Ngang tầm mắt, cách mặt khoảng một cánh tay | Đặt thấp nhìn từ dưới cằm lên |
| Phía sau lưng | Tường gọn, kệ sách xếp ngay, một chậu cây | Cửa ra vào, giường, quần áo, lối đi của người nhà |
| Âm thanh | Tai nghe có micro, rèm và thảm giảm vọng | Loa ngoài trong phòng tường trơn, gạch men |
| Riêng tư | Kiểm khung hình trước mỗi buổi họp | Giấy tờ, bảng ghi chú có thông tin nhạy cảm lọt vào hình |
Điểm thú vị là bố cục tốt cho họp trực tuyến trùng khá sát với nguyên tắc tựa sơn: lưng tựa một bức tường đặc, gọn, không có lối đi. Người ngồi trước một bức tường yên thì vừa có cảm giác vững theo quan niệm, vừa trông chỉn chu trong mắt người đối diện.
Nếu phòng không có bức tường nào đủ gọn, một tấm bình phong gấp đặt sau ghế trong giờ họp là giải pháp rẻ và linh hoạt. Hết giờ họp, bạn gấp lại dựng sát tường. Tránh dùng nền ảo của phần mềm họp khi cử động nhiều, vì viền người hay bị nhoè, trông kém tự nhiên hơn một bức tường thật.
Một ngày làm việc có khách: chuẩn bị phòng trong mười phút
Trước giờ hẹn khách hoặc giờ họp, bạn có thể làm nhanh các việc sau:
- Dọn bàn tiếp khách, cất hồ sơ của khách khác vào tủ có khoá.
- Khoá hoặc tắt màn hình máy tính đang mở công việc riêng.
- Mở cửa sổ cho phòng thoáng vài phút, kiểm mùi, nhiệt độ.
- Kiểm lối vào: đèn, chỗ để xe, giày dép.
- Báo người nhà giờ có khách hoặc giờ họp để giữ yên tĩnh.
- Bật camera thử nếu là họp có hình, nhìn khung hình một lượt.
- Kiểm tai nghe, micro và mạng; mở sẵn tài liệu cần chia sẻ, đóng các cửa sổ có thông tin riêng.
- Đặt điện thoại ở chế độ im lặng, úp xuống hoặc để ngoài tầm mắt trong giờ gặp khách.
Mười phút này giúp mỗi lần gặp khách trơn tru, và giúp gia đình biết khi nào phần nhà phía trước là chỗ làm việc. Thói quen ấy quan trọng không kém cách kê bàn.
Câu hỏi thường gặp
Tiếp khách tại nhà thì phòng làm việc nên đặt ở đâu?
Gần lối vào, thường là tầng trệt nhà phố hoặc phòng đầu tiên sau cửa căn hộ, để khách không phải đi qua bếp, phòng ngủ. Nếu không có phòng như vậy, dùng phòng khách làm nơi đón khách trong giờ làm việc.
Khách nên ngồi đối diện hay ngồi chéo với chủ?
Ngồi chéo góc chín mươi độ qua góc bàn hoặc bên bàn tròn tạo cảm giác cùng làm việc. Đối diện thẳng qua bàn rộng dễ thành không khí thương lượng, và quan niệm phong thủy cũng ngại thế đối đầu này.
Chủ có nên ngồi quay lưng ra cửa khi tiếp khách không?
Không nên. Chủ ngồi phía sâu, lưng tựa tường, thấy cửa là bố cục được cả phong thủy lẫn phép lịch sự ủng hộ. Khách ngồi phía gần cửa, xoay chéo để không quay lưng thẳng ra cửa đang mở.
Họp trực tuyến tại nhà nên ngồi quay lưng về đâu?
Quay lưng về một bức tường gọn, kệ sách xếp ngay hoặc một mảng trống có cây. Tránh để sau lưng là cửa ra vào, giường hay lối đi của người nhà. Nguồn sáng nên ở trước mặt hoặc chéo bên để mặt không bị tối.
Có nên đặt vật phẩm phong thủy trong phòng tiếp khách tại nhà không?
Không bắt buộc. Nếu thích, chọn một món nhỏ, kín đáo, hợp với nghề, đặt ở chỗ không vướng. Phòng tiếp khách nên giản dị, tránh đồ thờ cúng và đồ quá cá nhân vì khách đến làm việc có thể không cùng tín ngưỡng.
Làm dịch vụ tại nhà có cần đăng ký gì không?
Tuỳ ngành nghề, quy mô và địa phương, việc kinh doanh tại nhà có thể cần đăng ký và kê khai thuế, cùng các quy định về trật tự khu dân cư. Bạn nên hỏi cơ quan quản lý nơi ở về quy định hiện hành trước khi đón khách thường xuyên.